Pelajari Cara Membuat Invoice untuk Pembayaran Semakin Efisien!

Dalam kegiatan operasional bisnis, faktur atau invoice adalah dokumen yang sangat penting. Hal Ini berperan penting sebagai bukti transaksi penjual dan pembeli dalam suatu bisnis. 

Namun, invoice tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi semata, tetapi juga berfungsi dalam mempercepat penerimaan pembayaran dalam bisnis Anda apabila invoice dibuat secara cepat dan efisien. Pembayaran yang lebih cepat tentu dapat membantu aliran kas bisnis dan memungkinkan Anda untuk menjalankan bisnis dengan lebih lancar.

Namun, tujuan invoice menjadi tidak jelas apabila dibuat secara sembarangan. Hal ini dapat membingungkan klien Anda dalam proses pelunasan tagihan sehingga dapat memperlambat proses pembayaran. Lalu, bagaimana cara membuat invoice yang benar?

Apa Itu Invoice?

Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen yang diterbitkan oleh pihak Penjual sebagai tanda terjadinya transaksi pembelian barang atau jasa. Biasanya, invoice berisi tentang rincian pembayaran yang harus diselesaikan oleh pihak Pembeli.

Umumnya, Penjual mencetak invoice dalam tiga salinan. Masing-masing salinan akan diserahkan kepada Pembeli, disimpan oleh Penjual, dan diarsipkan oleh perusahaan.Invoice pada awalnya hanya digunakan untuk transaksi kredit. Namun, saat ini invoice diterapkan pada berbagai jenis transaksi. 

Sebagai pemilik bisnis, invoice merupakan suatu dokumen yang wajib dibuat saat melakukan transaksi karena dokumen ini dapat digunakan sebagai dasar dan bukti yang sah untuk menagih pembayaran di masa yang akan datang.

Mengapa Invoice Penting untuk Dibuat?

Dalam kegiatan transaksi, invoice merupakan satu dokumen yang dapat menjadikan prosesnya menjadi efisien dan dapat diselesaikan sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan. Adapun manfaat invoice secara rinci adalah sebagai berikut.

1. Sebagai Bukti Pembayaran yang Rinci

Invoice dapat berperan sebagai kuitansi yang membantu pembeli saat mereka membayar atas pembelian barang atau jasa yang telah mereka gunakan. 

Invoice juga dapat mengurangi potensi kesalahan dalam proses pembayaran. Terkadang, pelanggan bisa lupa untuk melunasi pembayaran jika transaksi penjualan tidak didokumentasikan dengan baik.

Selain itu, Biasanya, di dalam sebuah invoice terdapat informasi lain seperti rincian utang pembayaran yang harus dilunasi oleh pembelinya.

2. Catatan Akuntansi Bisnis

Invoice juga berperan sebagai rangkuman proses akuntansi. Hal Ini menjadi sangat penting bagi perusahaan yang ingin menjaga reputasi keuangan yang baik karena mereka seharusnya memiliki arsip yang lengkap dan rinci. 

Hal ini dilakukan agar dokumen transaksi dapat ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan. Selain itu, invoice juga berperan sebagai bahan analisis dan laporan keuangan yang memberikan gambaran tentang bagaimana keadaan bisnis Anda saat ini.

Komponen Penting dalam Invoice

Penting untuk diingat bahwa ada enam bagian yang tidak boleh diabaikan dalam pembuatan invoice, yaitu:

1. Tanggal jatuh tempo yang jelas.
2. Penjelasan tentang jenis pembayaran yang diterima dan instruksi pembayarannya.
3. Identitasi penerima invoice (nama dan alamat lengkapnya).
4. Rincian produk atau layanan yang dibeli beserta  total harga yang harus dibayar.
5. Sertakan pemberitahuan jika pelanggani lupa atau kehilangan invoice.
6. Pertimbangkan pemberian denda untuk mencegah pelanggan yang lupa membayar

Apabila Anda menjalankan bisnis jasa seperti fotografi atau percetakan, penting untuk menyediakan deskripsi yang lebih rinci. Hal Ini penting agar pelanggan dapat memahami dengan jelas apa yang mereka bayar, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman dalam proses pengiriman invoice.

Cara Membuat Invoice yang Baik dan Benar

Invoice yang efektif dapat dilihat setelah pelanggan menerima surat tagihannya. Apabila mereka melakukan pembayaran dengan cepat, ini menandakan pemahaman yang baik terhadap isi invoice. Sebaliknya, apabila pembayaran dilakukan secara lambat, hal ini mungkin menunjukkan adanya masalah dalam penyampaian isi invoice tersebut. 

Agar Anda dapat membuat dokumen invoice yang benar dan tepat, ikuti langkah-langkah berikut ini sebagai panduan dan cara membuat invoice.

1. Masukkan judul invoice dan data pelanggan

Penggunaan judul yang jelas dapat membantu pelanggan mengenali bahwa dokumen yang diterimanya adalah invoice sehingga mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi informasi yang terdapat dalam invoice dan segera melakukan pembayaran sesuai dengan petunjuk yang tertera.

Hal lain yang tidak boleh dilewati dalam proses pembuatan invoice adalah menyertakan data pelanggan dengan jelas. Hal Ini juga berlaku ketika kita mengirimkan invoice ke perusahaan. Selain itu, alamat yang dicantumkan dengan baik juga merupakan hal penting.

2. Cantumkan data penjual dengan jelas

Selain memasukkan informasi pelanggan, penting juga untuk mencantumkan informasi penerima pembayaran dalam proses pembuatan invoice. Hal ini diperlukan karena dengan informasi tersebut, pelanggan dapat mengidentifikasi invoice dengan lebih mudah dan segera melakukan pembayaran tanpa hambatan.

3. Rincikan nama barang atau jasa yang telah dibeli

Anda perlu memberikan daftar yang detail mengenai barang atau jasa yang diberikan kepada pembeli. Apabila transaksi melibatkan penjualan barang, maka sertakan deskripsi produk, jumlah, harga per unit, dan total keseluruhan dengan rinci.

Apabila invoice berhubungan dengan layanan, seperti jasa konsultasi, Anda harus memberikan informasi terperinci mengenai nama proyek, deskripsi pekerjaan, dan tarif sesuai kesepakatan. Hal ini bisa disajikan lebih baik dengan menggunakan tabel untuk menyusun informasi ini agar lebih mudah dibaca.

4. Tuliskan tanggal dan nomor invoice

Selanjutnya, Anda perlu mencantumkan tanggal invoice dalam dokumen invoice Anda. Hal ini akan mempermudah identifikasi transaksi dan berguna saat Anda membuat laporan keuangan di masa depan.

Tanggal yang dicantumkan harus mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran. Selain itu, pastikan juga untuk mencantumkan nomor faktur tagihan. Mencantumkan tanggal pada faktur akan memudahkan proses penyimpanan dan pengarsipan dokumen.

5. Informasikan kententuan pembayaran yang telah disepakati

Terakhir, pastikan Anda mencantumkan informasi mengenai metode dan syarat pembayaran yang berlaku. 

Sebagai penjual, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas mengenai kapan pembayaran akan diterima. Biasanya, invoice memiliki tenggat waktu pembayaran selama 30 hari sejak tanggal penerbitan. 

Hal ini berarti bahwa pihak pembeli diharapkan untuk melunasi tagihan dalam batas waktu tersebut agar tidak dikenakan biaya penalti atas keterlambatan. Ketentuan Ini biasanya ditandai dengan istilah "n/30" atau "Net 30."

Namun, perlu diingat bahwa ketentuan pembayaran ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan antara kedua belah pihak.

Baca juga: Mengenal Macam-Macam Bukti Transaksi Bisnis beserta Fungsinya

Itu dia penjelasan mengenai invoice, manfaatnya, serta bagaimana cara membuat invoice yang benar. Pembuatan invoice dapat membantu aktivitas transaksi Anda bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan serta menjadikan tiap transaksi tercatat secara lengkap.

Selain membuat invoice, aktivitas bisnis yang efisien juga dapat membantu mendorong keberhasilan bisnis Anda. Sebagai solusi untuk memudahkan langkah Anda dalam menjalankan bisnis, MyIndibiz hadir sebagai ekosistem digital yang dapat memberikan solusi dan membantu Anda dalam mengembangkan bisnis!

Dengan mendaftar di MyIndibiz, Anda dapat mengakses berbagai layanan, informasi, dan edukasi yang tersedia di MyIndibiz. Sebagai solusi usaha digital Indonesia, MyIndibiz secara konsisten terus berbagi informasi menarik seputar bisnis yang disajikan dalam bentuk video, artikel, dan event webinar untuk mendukung perkembangan bisnis Anda!

Segera bergabung dengan ekosistem digital MyIndibiz untuk mulai Ciptakan Peluang, Wujudkan Harapan! Klik tombol di bawah untuk mendapatkan akses ke MyIndibiz!